📩Quy trình cập nhật và thu hồi Email
I. QUY TRÌNH CẤP TÀI KHOẢN EMAIL
II. QUY TRÌNH THU HỒI TÀI KHOẢN EMAIL
III. Diễn giải
1. Quy định tạo mới email
Phạm vi: Quy trình áp dụng cho nhân viên vào làm việc tại Gotadi và áp dụng sau khi gian đoạn phỏng vấn thành công và nhân viên vào thử việc, nhằm đảm bảo nhân viên làm việc tại Gotadi được cấp phát đầy đủ tải khoản email.
HR gửi thông báo Thông tin nhân viên nhận việc mới qua email, đính kèm bảng thông tin đầy đủ nhằm thông báo cho Ban lãnh đạo và các bộ phận liên quan. Đính kèm bảng như bên dưới hiển thị đầy đủ thông tin cần thiết.
IT thực hiện tạo tài khoản email trên hệ thống, mặc đính add group [email protected] cho nhân viên Gotadi SGN
IT thực hiện cập nhật email vào danh sách theo dõi
Tài khoản phải được tạo theo chuẩn sau:
Tài khoản hệ thống: phải theo chuẩn sys + - Ví dụ: [email protected]
Tài khoản admin: phải theo chuẩn ad + - Ví dụ: [email protected]
Tài khoản chức danh: phải theo chuẩn Ví Dụ: HR Manager [email protected]
Tài khoản nhân viên phải theo chuẩn Tên + Họ và chữ lót của nhân viên đển phân biệt. Ví dụ: Nguyễn Văn An: an.nv@gotadi.com . Trường hợp trùng tên Nguyễn Văn An 🡪 an.nv[email protected]
2. Quy định thu hồi Email
Phạm vi: Quy trình áp dụng cho nhân viên nộp đơn xin nghỉ việc hoặc cố thông báo nhân viên nghỉ việc. Trường hợp nhân viên nghỉ việc mà không sư dụng email Gotadi thì không cần qua quy trình này
Khi nhận được thông báo nghỉ việc của nhân viên thì IT sẽ thực hiện:
Change password email hay suspend account email
Tiến hành backup dữ liệu email .pst
Cấu hình auto forward hoặc auto replay email của nhân viên đó về trưởng bộ nếu cần thiết, sau 30 ngày sẽ xóa và thu hồi license
Kiểm tra tất cả config:
Last updated