> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://it-process.gotadi.com/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://it-process.gotadi.com/quy-trinh-cap-phat-va-thu-hoi-email.md).

# Quy trình cấp phát và thu hồi Email

## I. QUY TRÌNH CẤP TÀI KHOẢN EMAIL

<figure><img src="/files/Tt91NwyTvn9fyIAuhNwA" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## II. QUY TRÌNH THU HỒI TÀI KHOẢN EMAIL

<figure><img src="/files/I9Pg5cQLBYPqHyY6YcyU" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## III. Diễn giải

### 1. Quy định tạo mới Email

Phạm vi: Quy trình áp dụng cho nhân viên vào làm việc tại Gotadi và áp dụng sau khi gian đoạn phỏng vấn thành công và nhân viên vào thử việc, nhằm đảm bảo nhân viên làm việc tại Gotadi được cấp phát đầy đủ tải khoản email.

HR gửi thông báo *Thông tin nhân viên nhận việc mới* qua email, đính kèm bảng thông tin đầy đủ nhằm thông báo cho Ban lãnh đạo và các bộ phận liên quan. Đính kèm bảng như bên dưới hiển thị đầy đủ thông tin cần thiết.

IT thực hiện tạo tài khoản email trên hệ thống, mặc đính add group <all.sgn@gotadi.com> cho nhân viên Gotadi SGN

IT thực hiện cập nhật email vào danh sách theo dõi

&#x20;

Tài khoản phải được tạo theo chuẩn sau:

* Tài khoản hệ thống: phải theo chuẩn sys + - Ví dụ: <sys-monitor@gotadi.com>
* Tài khoản admin: phải theo chuẩn ad + - Ví dụ: <ad-monitor@gotadi.com>
* Tài khoản chức danh: phải theo chuẩn Ví Dụ: HR Manager <hrm@gotadi.com>
* Tài khoản nhân viên phải theo chuẩn Tên + Họ và chữ lót của nhân viên đển phân biệt. Ví dụ: Nguyễn Văn An🡪 [an.n](mailto:an.nguyenvan@gotadi.com)[v](mailto:an.nguyenvan@gotadi.com)[@gotadi.com](mailto:an.nguyenvan@gotadi.com) . Trường hợp trùng tên Nguyễn Văn An 🡪 [an.](mailto:an.nguyenvan1@gotadi.com)[nv](mailto:an.nguyenvan1@gotadi.com)[1@gotadi.com](mailto:an.nguyenvan1@gotadi.com)

&#x20;

<figure><img src="/files/T8PVFwHSa2eJ4YCgmMM0" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### II. Quy định thu hồi email

Phạm vi: Quy trình áp dụng cho nhân viên nộp đơn xin nghỉ việc hoặc cố thông báo nhân viên nghỉ việc. Trường hợp nhân viên nghỉ việc mà không sư dụng email Gotadi thì không cần qua quy trình này

Khi nhận được thông báo nghỉ việc của nhân viên thì IT sẽ thực hiện:

* Change password email hay suspend account email
* Tiến hành backup dữ liệu email .pst
* Cấu hình auto forward hoặc auto replay  email của nhân viên đó về trưởng bộ nếu cần thiết, sau 30 ngày sẽ xóa và thu hồi license
* Kiểm tra tất cả config:
  * [x] Auto Forward email
  * [x] Chữ ký email
  * [x] Recovery information


---

# Agent Instructions
This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com.

## Querying This Documentation
If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question.

Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter:

```
GET https://it-process.gotadi.com/quy-trinh-cap-phat-va-thu-hoi-email.md?ask=<question>
```

The question should be specific, self-contained, and written in natural language.
The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.

Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.